Case Study

Hello Beauty Salon, Wien: maßgeschneidert statt Standard.

Website, Kundenportal und KI-CRM für einen Salon in Wien. Eine eigene Lösung statt einer gemieteten Standardplattform.

Branche
Beauty-Salon, Wien
Bausteine
Website · Kundenportal · KI‑CRM
Sprachen
Deutsch · Englisch · Ungarisch
Datenbasis
Gemeinsam für Portal und CRM

Ausgangslage

Standard war teuer und trotzdem zu wenig.

Eine Standard-Buchungsplattform, die teuer war und trotzdem nicht alles konnte, was der Salon brauchte.

Lösung

Drei Bausteine aus einem Guss.

Website, Kundenportal und KI-CRM im selben Design. Portal und CRM teilen eine gemeinsame Datenbasis, das CRM ist die zentrale Quelle.

  • Website

    Dreisprachig, ohne Cookies und Tracking, mit direktem Zugang zum Kundenportal.

  • Kundenportal

    Installierbare Web-App: buchen, verschieben, absagen, Warteliste und Chat mit dem Salon.

  • KI-CRM

    Kalender je Mitarbeiterin, Kundinnen, Warteliste und Nachrichten. Dazu ein KI-Assistent.

Gemeinsame Datenbasis für Kundenportal und CRM

Funktionen

Gebaut für genau diesen Salon.

  • Automatische Warteliste

    Wird ein Termin frei, bekommt die nächste passende Kundin ein zeitlich begrenztes Angebot. Der Termin ist so lange reserviert. Sagt sie Nein oder läuft die Frist ab, geht das Angebot automatisch an die Nächste.

  • Online-Buchung

    Kundinnen sehen freie Zeiten live aus dem Kalender. Doppelbuchungen schließt die Datenbank aus, auch wenn das Team parallel im CRM plant.

  • Online-Bezahlung

    Anzahlung oder Vollzahlung direkt bei der Buchung, je nach Leistung. Bei einer Absage wird nach den Stornoregeln erstattet.

  • Shop im Kundenportal

    Kundinnen kaufen im Kundenportal ein und nutzen Programme und Rabattcodes.

  • KI-Assistent im CRM

    Findet Kundendaten, legt Kundinnen und Termine an und verschickt Nachrichten per E-Mail und SMS.

  • Erinnerungen per E-Mail und SMS

    Vor dem Termin bekommt die Kundin eine Erinnerung, per E-Mail oder SMS.

  • Kalender je Mitarbeiterin

    Tages- und Wochenansicht mit einer Spalte je Mitarbeiterin. Termine lassen sich dort anlegen, verschieben und absagen.

  • Chat mit dem Salon

    Nachrichten in beide Richtungen, mit Lesebestätigung. Das Team antwortet direkt aus dem CRM.

  • Web-App fürs Handy

    Installierbar wie eine App, mit Push-Benachrichtigungen, etwa wenn ein Wunschtermin frei wird.

  • DSGVO-konform aufgebaut

    Einwilligung je Kanal, Datenexport und Kontolöschung durch die Kundin, Zugriff streng getrennt.

  • Drei Sprachen: Deutsch, Englisch, Ungarisch
  • Neuigkeiten und Aktionen im Portal

Zusammenarbeit

Vom ersten Gespräch zum fertigen System.

Vom Erstgespräch bis zum fertigen System: ein bis zwei Monate.

1–2 Monate vom Erstgespräch bis zum fertigen System

Ergebnis

Eigene Lösung statt Plattformgebühr.

Statt über 2.000 € im Monat für eine Standardplattform: eine eigene Lösung für rund die Hälfte.

Kundendaten mit dem KI-Assistenten finden statt in der Kartei suchen.

Für eine Standardplattform haben wir über 2.000 € im Monat gezahlt und trotzdem nicht alles bekommen, was wir brauchen. Mit dem eigenen System zahlen wir rund die Hälfte. Vom ersten Gespräch bis zum fertigen System hat es ein bis zwei Monate gedauert, und die Zusammenarbeit war unkompliziert und schnell. Bei Tausenden Kunden finde ich mit dem KI-Assistenten jetzt schnell, was ich suche, statt mich durch die Kundenkartei zu wühlen. Vieles läuft heute einfacher und automatisch.

Esti Inhaberin, Hello Beauty Salon, Wien

Alle Abbildungen auf dieser Seite zeigen Beispieldaten.

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